Privegebruik (bestel)auto
Bestelauto en bijtelling
Voor een bestelauto gelden soepele regelingen voor de bijtelling. Als de bestelauto ook prive gebruikt word, moet er gewoon worden bijgeteld, als prive gebruik niet is toegestaan moet u dit vastleggen en een verklaring aanvragen. Een prima optie is de zogenaamde regeling bij meerdere chauffeurs (300 euro regeling).
Nieuws bestelauto
Sinds 2013 zijn er nieuwe voorbeeldafspraken omtrent het gebruik van een bestelauto. Het advies is om deze nieuwe overeenkomst te gebruiken en oude of bestaande afspraken te herzien.
Bestelauto en bijtelling
De huidige regeling voor bestelauto’s geldt alweer vanaf 2004. Een bestelauto is vanaf dat moment een ‘normale auto’, derhalve bijtelling afhankelijk van de milieuregels tot maximaal 25%.
Als een werkgever een bestelauto heeft die aan een werknemer ter beschikking wordt gesteld dan moet er iets geregeld worden. De basis is dat er sprake is van een normale bijtelling op basis van de CO2 uitstoot (dus maximaal 25%). Als u een eenmanszaak, VOF of maatschap heeft krijgt u ook te maken met een bijtelling.
Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto
U kunt de bijtelling voorkomen door het invullen van de verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto, deze moet u dan indienen bij de belastingdienst. Een sluitende kilometeradministratie is dan niet nodig en u hoeft geen rekening te houden met een bijtelling. Bij ritten buiten de normale werktijden moet het zakelijk gebruik worden aangetoond. Het is dus wel van belang dat er een sumiere agenda of administratie aanwezig is. De genoemde verklaring geldt voor onbepaalde tijd, dus 1 keer aanvragen is voldoende. De verklaring kent geen terugwerkende kracht en bij een wijziging in het gebruik moet u dit doorgeven. De Belastingdienst kan het gebruik controleren via zogenaamde camera auto’s, bij een overtreding (prive gebruik) kunt u een boete krijgen van bijna 5.000 euro.
Alternatieve oplossingen bestelauto en bijtelling
Naar de genoemde verklaring uitsluitend zakelijk gebruik zijn er gelukkig nog alternatieve oplossingen.
- bestelauto kan naar aard en inrichting niet prive worden gebruikt en is uitsluitend geschikt voor zakelijk gebruik, wij overleggen dit veelal met de belastingdienst
- er is een sluitende kilometeradministratie van de ritten.
- er is een schriftelijk verbod om prive met de bestelauto te rijden (zie onder) een voorbeeldovereenkomst treft u hier aan.
- de bestelauto kan buiten de werktijden niet worden gebruikt (staat achter slot en grendel)
- de bestelauto wordt doorlopend afwisselend gebruikt door meerdere bestuurders, het prive gebruik wordt dan afgekocht voor 300 euro (eindheffing) per jaar
Verbieden privégebruik bestelauto
Als de werkgever privégebruik verbiedt, kan hiermee een bijtelling worden voorkomen. De voorwaarden hiervoor zijn:
- schriftelijke overeenkomst tussen werkgever en werknemer;
- bewaren overeenkomst bij de salarisadministratie;
- vereenvoudigde kilometeradministratie bijhouden (datum, werktijd, begin- / eindstand, zakelijke adressen);
- de werkgever moet toezicht houden op het gebruik van de bestelauto;
- de werkgever moet sancties opleggen bij niet nakomen van de overeenkomst.
Privé niet kunnen gebruiken
Als de werkgever ervoor zorgt (en erop toeziet) dat de auto buiten werktijden niet gebruikt kan worden, is ook geen bijtelling van toepassing. Dit kan bijvoorbeeld door de bestelauto achter een hek te plaatsen waarbij de sleutels worden ingeleverd.
Voorbeeld Rechtbank Den Haag 8 juni 2011
Een timmerman heeft een bestelauto. Deze is zo vies en stoffig, dat de auto niet geschikt is voor privégebruik. Voor een bijtelling is dan geen plaats. De bestelauto werd ook privé gebruikt en er was geen kilometeradministratie.
€ 300 Regeling wisselend gebruik
Als een bestelauto door meerdere werknemers wordt gebruikt en de werkzaamheden die ook rechtvaardigen, kan de werkgever kiezen voor een eenvoudige en efficiente regeling. Er geldt dan een eindheffing van € 300 per jaar. Er vindt dan geen bijtelling bij de werknemer plaats. Dit soort regelingen kunt u beter met de Belastingdienst afstemmen. U kunt hiertoe een verzoek sturen naar de Belastingdienst Winterswijk, dit is centraal voor geheel Nederland het aanspreekpunt.