Werkkostenregeling (WKR)

Per 1 januari 2015 is de werkkostenregeling (WKR) voor alle werkgevers verplicht. Binnen deze regeling kunt u in 2015 maximaal 1,2% van uw totale fiscale loon (de ‘vrije ruimte’) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Daarnaast kunt u bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen door gebruik te maken van de zogenoemde gerichte vrijstellingen.

Daarnaast kunt u bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen door gebruik te maken van de zogenoemde gerichte vrijstellingen.

De werkkostenregeling vervangt de regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen en is vanaf 1 januari 2015 verplicht voor elke werkgever. De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking gestelde voorzieningen die tot het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking horen.

Loon

Bij de werkkostenregeling gaat het om loon. Daarom is het belangrijk te weten wat precies tot het loon hoort. In het kort: loon is alles wat een werknemer krijgt op grond van zijn dienstbetrekking. Het kan gaan om loon in geld, maar ook om loon in natura. Het maakt niet uit of de werknemer recht heeft op het loon. Een vrijwillig gegeven gratificatie is net zo goed loon als het winstaandeel waarop de werknemer recht heeft volgens zijn arbeidsvoorwaarden. Het maakt niet uit of de werknemer voor het loon heeft gewerkt. Loon over verzuimde uren is ook loon.

Als geen sprake is van loon, zijn de regels van de werkkostenregeling niet van toepassing. Dat is bijvoorbeeld het geval bij intermediaire kosten. De werknemer verricht een betaling voor zijn werkgever en krijgt het voorgeschoten bedrag terug. Die terugbetaling is geen loon.

Vrije ruimte

Binnen de werkkostenregeling kunt u maximaal 1,2% van uw totale fiscale loon (de vrije ruimte ) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. U moet deze vergoedingen en verstrekkingen dan wel in uw administratie opnemen als eindheffingsloon. Vergoedingen en verstrekkingen die u niet wilt aanwijzen als eindheffingsloon, merkt u aan als loon van de werknemer en belast u normaal. U hoeft niet meer te toetsen of uw werknemer de vergoeding of verstrekking zakelijk of privé gebruikt; wel moeten vergoedingen en verstrekkingen die u aanwijst als eindheffingsloon voldoen aan de gebruikelijkheidstoets.

Houd in de gaten of u de vrije ruimte overschrijdt. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. U kunt de eindheffing eens per jaar aangeven en betalen. Dat doet u uiterlijk in uw aangifte over het 1e tijdvak van het volgende kalenderjaar. Eindigt uw inhoudingsplicht in de loop van het kalenderjaar? Dan geeft u de eindheffing uiterlijk aan in de aangifte over het tijdvak waarin uw inhoudingsplicht eindigt. U mag de eindheffing ook eerder aangeven en betalen, bijvoorbeeld per aangiftetijdvak.

Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen

Binnen de werkkostenregeling bestaan voor een aantal vergoedingen en verstrekkingen ‘gerichte vrijstellingen’. Deze vrijstellingen bestaan al onder de regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen. Voor deze gerichte vrijstellingen gelden grotendeels dezelfde voorwaarden als binnen de regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen.

U mag voor gerichte vrijstellingen ook nog steeds een vaste vergoeding geven. Maar dan moet u wel altijd vooraf onderzoek doen naar de werkelijke kosten. Deze voorwaarde geldt alleen bij nieuwe vaste kostenvergoedingen. Voor vaste kostenvergoedingen die al bestonden voordat u de werkkostenregeling ging toepassen, hoeft u niet opnieuw onderzoek te doen als de omstandigheden waarop u de vergoeding hebt gebaseerd, gelijk zijn gebleven.

Om een gerichte vrijstelling te gebruiken moet u de vergoeding of verstrekking aanwijzen als eindheffingsloon. Binnen bepaalde normen is de vergoeding of verstrekking dan onbelast. Hierdoor gaan gerichte vrijstellingen niet ten koste van uw vrije ruimte. Vergoedt of verstrekt u meer dan de normen, dan is er sprake van een bovenmatig deel van gerichte vrijstellingen. Voor dit bovenmatige deel mag u kiezen: aanwijzen als eindheffingsloon of als loon van de werknemer belasten, of een combinatie van beide. U geeft dan dus eigenlijk 2 vergoedingen:

een onbelaste vergoeding tot het normbedrag van de gerichte vrijstelling
een vergoeding die u tot het loon van de werknemer rekent of aanwijst als eindheffingsloon al dan niet binnen uw vrije ruimte

Als u niets tot het loon van de werknemer rekent, gaan wij ervan uit dat er sprake is van eindheffingsloon.

Overzicht gerichte vrijstellingen

De werkkostenregeling kent gerichte vrijstellingen voor de volgende vergoedingen en verstrekkingen:

vervoer en reiskosten, waaronder voor woon-werkverkeer:
abonnementen voor reizen met openbaar vervoer
kostenvergoedingen voor zakelijke reizen en woon-werkverkeer met eigen vervoer van maximaal € 0,19 per kilometer (bedrag voor 2014)
losse kaartjes voor zakelijke reizen met openbaar vervoer
kosten van tijdelijk verblijf voor de dienstbetrekking, zoals overnachtingen tijdens dienstreizen en maaltijden
cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke, voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk
studie- en opleidingskosten
procedures tot erkenning van verworven competenties (EVC-procedures) met het oog op het verwerven van inkomen
kosten van outplacement
maaltijden bij overwerk, koopavonden, dienstreizen en dergelijke
verhuiskosten, als de verhuizing verband houdt met de dienstbetrekking
zakelijke reizen met de fiets, elektrische fiets, scooter en dergelijke: maximaal € 0,19 per kilometer (bedrag voor 2014)
extraterritoriale kosten (30%-regeling)
vanaf 1 januari 2015: gereedschappen, computers, communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur, die noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking die vallen onder de zogenaamde Noodzakelijksheidscriterium. Kort gezegd houdt dit in dat de werkgever alles wat noodzakelijk is voor een uitoefening van het beroep van de werknemer mag vergoeden. Zoals een hamer aan een timmerman.
Gebruikelijkheidscriterium; Een werkgever mag een commissaris wel een tablet vergoeden maar bijvoorbeeld een Google Glass niet. Het is namelijk niet gebruikelijk dat deze laatste aan commissarissen verstrekt wordt.
korting op producten uit eigen bedrijf tot een bedrag van 20% van de waarde in het economische verkeer van deze producten, maar niet meer dan € 500 per werknemer per kalenderjaar
bij ministeriële regeling aan te wijzen voorzieningen die (deels) op een door die regeling aan te wijzen werkplek worden gebruikt of verbruikt

Concernregeling

U mag de eindheffing van de werkkostenregeling vanaf 2015 op concernniveau berekenen. Binnen het concern berekent u dan de vrije ruimte over het totale loon van het concern. Dat kan voordelig zijn omdat u zo de vrije ruimte van alle concernonderdelen kunt benutten. U moet dan wel voldoen aan de voorwaarden voor de concernregeling.

Administratie

U hoeft veel vergoedingen en verstrekkingen niet meer per werknemer in uw loonadministratie vast te leggen. U hoeft de vergoedingen en verstrekkingen ook niet te vermelden op de loonstrook.

Geen loon of geen belast loon voor de loonheffingen	Belastbaar loon voor de loonheffingen (loon van de werknemer)	Eindheffingsloon: vergoedingen en verstrekkingen die niet ten koste gaan van de vrije ruimte	Eindheffingsloon: vergoedingen enverstrekkingendie in de vrije ruimte vallen
– vergoedingen voor intermediaire kosten	– auto van de zaak	– loon dat u hebt aangewezen als eindheffingsloon en dat gericht is vrijgesteld	– alle vergoedingen en verstrekkingen die u hebt aangewezen
– voordelen buiten de dienstbetrekking	– (dienst)woning		Dit kan ook het deel van gerichte vrijstellingen zijn dat uitkomt boven de normbedragen.
– vrijgestelde aanspraken, uitkeringen en verstrekkingen (vrijgesteld loon)	– boetes		– de volgende 2 verstrekkingen aan postactieve werknemers:
– verstrekkingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage van ten minste de (factuur)waarde betaalt	– vergoedingen en verstrekkingen voor criminele activiteiten		a korting op producten uit eigen bedrijf
– nihilwaarderingen	– vergoedingen en verstrekkingen die u als loon hebt aangewezen		b verstrekkingen die u ook aan uw werknemers geeft, zoals een kerstpakket
	Dit kan ook het bovenmatige deel van gerichte vrijstellingen zijn.		Hiervan trekt u af:
	– deel van vergoedingen en verstrekkingen dat boven de 30%-grens uitkomt (gebruikelijkheidstoets)		uw vrije ruimte (1,2% van het totale fiscale loon van uw werknemers)
			Over het restant betaalt u 80% eindheffing.